納品書と受領書の違いとは？使い方や必要な理由をわかりやすく解説

ビジネスにおいて頻繁に使用される「納品書」と「受領書」。
この2つの書類は取引の証拠やトラブル防止に欠かせない重要な役割を持っていますが、それぞれの違いや使い方については意外と知られていないことも多いものです。

本記事では、納品書と受領書の基本的な役割や記載内容、作成時の注意点を詳しく解説するとともに、それらの違いについてもわかりやすく説明します。
また、これらの書類がなぜ必要なのか、どのように管理すれば効率的なのかについても取り上げ、クラウド型ツールや会計ソフトを活用した作成方法までご紹介します。

この記事を読むことで、納品書と受領書の基礎から応用までを網羅的に理解し、取引業務をスムーズに進めるための知識を得ることができます。

納品書とは

納品書とは、商品やサービスの提供者が、取引の際に提供内容を明確に記録するために発行する書類です。

通常、商品やサービスの納品が完了した際に、納品物の明細を記載して取引相手に渡されます。

納品書は取引の進行状況を把握するための重要な書類であり、多くのビジネスシーンで広く活用されています。

納品書には、取引が完了したことを示す証拠としての役割もあり、事後的にトラブルを防止するための重要な位置づけを持っています。
また、税務処理や会計処理においても、納品書は記録として用いられることが多いため、その正確な作成が求められます。

納品書の基本的な役割

納品書の主な役割は以下の通りです。

記載されるべき主な項目

納品書には、基本的な取引情報が記載されます。

以下は記載されるべき主な項目です。

これらの記載項目を正確に記録することで、誤解やトラブルを事前に防ぐことが可能になります。

納品書の発行者と受取者

納品書の発行者は、商品の提供者もしくはサービスの提供者です。

一方で受取者は、提供された商品やサービスを受領する側、通常は購入者や依頼者が該当します。

発行者は、自社の取引状況を明確にするため、納品書を正確に作成し、取引相手に提供します。

受取者は、その内容を受け取った後に確認し、提示された情報に基づいて取引内容が正しいかを判断します。

納品書を作成する際の注意点

納品書を作成する際には、次の点に注意する必要があります。

これらのポイントを押さえることで、ミスを減らし、円滑な取引を実現することが可能です。

受領書とは

受領書とは、取引の中で商品やサービスを受け取った事実を証明するための書類を指します。

主にビジネスシーンや商取引において使用され、買い手が納品された商品や提供されたサービスを確かに受領したことを証明する役割を果たします。
また、トラブルを未然に防ぐための重要な書類でもあり、ビジネスの信頼性を支える一つの要素です。

受領書の基本的な役割

受領書は、取引先から納品された物品やサービスについて受け取りが完了したことを形式的に記録し、取引の透明性を保つ役割を持っています。

具体的には以下のような役割があります。

記載されるべき主な項目

受領書を作成する際には、以下の項目を明確に記載することが重要です。

受領書の発行者と受取者

受領書の発行者は取引の買い手（受領者側）であるケースが一般的ですが、場合によっては売り手側が作成することもあります。
その際、売り手側が事前に作成し、納品時に受領者に記名・押印を依頼する方式をとることがあります。

一方、受取者は受領書に記載された内容を確認し、納品物の実際の受取が確定した後に記名・押印を行います。
この手順を明確にすることで、双方における責任の所在を明らかにすることができます。

受領書を作成する際の注意点

受領書を作成する際に注意すべきポイントを以下に挙げます。

これらの注意点を意識することで、受領書の信頼性を高め、取引がスムーズに進むようになります。

納品書と受領書の違い

目的の違い

納品書と受領書の違いとしてまず挙げられるのはその作成目的の違いです。

納品書は、商品やサービスを納品したことを納品側が示すための書類です。

一方で、受領書は、納品を受けた相手側が確かに受け取ったことを証明するための書類として作成されます。
これにより、取引が成立したことを双方の立場から確認することが可能になります。

具体的には、納品書は「こういう商品やサービスを納品しました」という完了報告書として、取引先に送られます。

一方で、受領書は「確かに注文通り受け取りました」という受け取り確認書として相手に渡されます。
このように、発行側が異なるため、双方は互いに補完し合う存在といえます。

記載内容の違い

納品書と受領書では、記載する主な内容にも違いが見られます。

以下に、それぞれの代表的な記載内容を表にまとめました。

納品書では納品された商品の詳細情報が中心に記載され、後から検品や確認が容易になるよう構成されます。

一方で、受領書では受領の事実を明確に示す情報に重きが置かれ、トラブルを防ぐためにも正確な確認が必要とされます。
また、受領書には、受領者の署名や押印を求められる場合が多い点も特徴です。

企業間取引での違い

企業間取引（BtoB）の場面において、納品書と受領書の役割も明確に区別されています。

納品書は、主に仕入部門や経理部門が商品やサービスの到着を確認するためのツールとして使用します。

受け取った納品書は、企業の内部プロセスで重要なチェック項目となり、仕入伝票や請求書と照合されます。

一方で、受領書は納品を受ける側で記録を残す目的で使用されることが一般的です。

企業間取引では、契約上「納品が完了したことを証明するための書類」が求められることが多く、受領書がその役割を担うことになります。
また、受け取った日付や条件を明確に記録することで、後々の紛争や誤解を防ぐ役割も果たします。

紙形式と電子形式での違い

近年では、納品書や受領書の電子化が進んでいます。

紙形式と電子形式では運用方法が異なり、その管理方法にも違いが見られます。

紙形式の場合、どちらの書類も物理的に保管するスペースが必要となり、書類の紛失リスクやスペース確保の負担が課題となります。

一方で、電子形式では専用のツールを使用してデータとして管理するため、スペース面の問題が解消され、検索や取り出しが容易になります。

電子化では各種のクラウドサービスを利用することで、納品書と受領書のやり取りを迅速化できるメリットがあります。

たとえば、弥生やfreeeなどの会計ソフトを導入すれば、納品書と受領書の作成、保管、送付のプロセスが一元化され、業務効率が飛躍的に向上します。

一方で、電子データの場合、データ漏洩や改ざんに細心の注意を払う必要があります。

このように、納品書と受領書は形式や運用方法においても差異があるため、その特性を理解し適切に利用することが重要です。

納品書と受領書の必要な理由

取引の証拠としての役割

納品書と受領書は、取引において承認された事実を証明する重要書類です。

特に納品書は、売主が買主に物品やサービスを納品した内容を明示するものであり、受領書はその納品が確実に受け取られたことを示します。
これらの書類が取引の証拠となることで、万が一トラブルが発生した際に第三者を交えた検証を行う際の重要な資料となります。

また、特に企業間取引では法的効力を持つ証拠としての役割があり、不正や誤解を防ぐための基盤となります。
これらの書類を適切に発行・受理できていることが、信用構築にも繋がるといえるでしょう。

トラブル防止のための利用

納品書や受領書を利用することで、取引過程において発生し得るトラブルを未然に防ぐことができます。

例えば、納品内容や受け取り内容に関して認識の不一致が生じた場合でも、書類上の記録を元に双方の確認をスムーズに行うことが可能です。

特に大量の取引を行う企業では、発注ミスや納品ミスが起きやすく、書類による管理がなければトラブルが長期化する恐れがあります。

納品書と受領書はこうしたトラブルを瞬時に解決するための鍵となるでしょう。

税務や会計処理での重要性

納品書と受領書は税務や会計処理における重要な資料のひとつです。

特に納品書は仕入れや売上の記録として利用され、受領書は支出の証憑として税務処理や会計書類の整理に欠かせません。

これらの書類が適切に管理されていない場合、税務調査が入った際に不正会計を疑われるリスクや、会社の信用失墜に繋がる恐れがあります。

正確な税務申告を行い、安心してビジネスを継続するために、納品書と受領書の作成と保管は非常に重要です。

効率的なビジネス運営のための活用

効率的なビジネス運営の観点からも、納品書と受領書は欠かせません。
これらの書類を活用することで取引情報を体系的かつ効率的に管理することが可能です。

例えば、納品書によって購買プロセスを可視化し、受領書で納品が完了したことを確認することでワークフローの自動化が実現します。

加えて、取引履歴が整理されることで、企業内のサプライチェーン全体を分析する基礎データとしても活用できます。
このデータを基にした意思決定は、企業の競争力を高めます。
さらに、これらの書類を電子化することで、管理業務全体の効率が向上し、コスト削減にもつながります。

中小企業から大企業まで、すべての事業者にとって、納品書と受領書は効率的なビジネス運営を支える重要なツールです。

納品書と受領書の正しい管理方法

紙の書類の保管方法

紙の納品書や受領書は、取引の証拠として重要な役割を果たします。
そのため、適切な保管と管理が欠かせません。

まず、保管場所の選定が重要です。

湿気や直射日光を避けた、通気性の良い場所を選びましょう。
また、耐火性が求められる場合には、耐火キャビネットや防火ファイルを利用する方法も有効です。

保管時には書類ごとに分類を行い、日付順や取引先ごとに整理することが推奨されます。

書類の分類には、専用のファイルやフォルダーを活用すると効率的です。
さらに、書類にラベルを貼り、どの取引の書類か一目でわかるように工夫しましょう。

定期的な見直しも重要です。

不要な書類や保存義務の期限を過ぎたものは適切に処分することが、保管スペースの効率利用につながります。

デジタル化で効率を上げる方法

近年では、紙の書類をデジタルデータに変換することで管理を効率化する方法が一般的になっています。

納品書や受領書をデジタル化することで、保管スペースを節約するとともに、検索や共有が容易になります。

デジタル化する際のポイントとして、まずスキャナーやスマートフォンのアプリを使って書類をスキャンします。
その後、PDFやJPEG形式などの適切なファイル形式で保存しましょう。

デジタルデータは適切にフォルダ分けを行い、ファイルの命名規則を統一することで効率が向上します。
例えば、「取引先名_年月日_文書種類」といった規則を設けると、後で検索がスムーズになります。

さらに、クラウドストレージサービスを利用すれば、データのバックアップを容易に取ることができ、災害時や紛失時にも即座に復元が可能です。

GoogleドライブやDropboxなどのサービスが代表的です。

法的な保管義務について

納品書や受領書の管理においては、法的な保管義務を理解することが重要です。

日本では、税務上や商法上の規定により、書類を一定期間保管する義務が課されています。

税務署が管轄する税務関連書類については、原則として7年間の保存が求められます。

具体的には、仕入税額控除の証明書類としての役割を果たす納品書や、経費計上を証明する受領書が含まれます。

商法の規定では、取引に関する帳簿や書類は原則として10年間保管する必要があります。
この期間を守ることは、企業の信用維持や将来的な監査への対応においても重要です。

これらの法令を踏まえ、保管年限に応じて紙やデジタルの形式で書類を確実に管理しましょう。
また、保存期間の終了後に書類を廃棄する場合は、機密漏洩を防ぐためシュレッダーの利用や適切な業者の活用が推奨されます。

例えば、紙の書類を全てデジタル化したうえで、電子保存法に基づいたガイドラインを活用し、保存の要件を満たす対応を取ると確実です。

納品書や受領書作成に便利なツール

ExcelやWordを使った作成方法

MicrosoftのExcelやWordは、納品書や受領書を作成する際の非常に便利なツールです。
これらのソフトウェアは多くの企業や個人に利用されており、特別な知識がなくても簡単に扱える点が特徴です。

Excelでは表形式のレイアウトを自由に作成できるため、商品名や数量、単価、小計などの項目を簡単に整理することができます。
また、計算式を活用することで、自動的に金額を計算できる点も大きな利点です。

一方、Wordは適切なテンプレートを使用することで、見た目が整った納品書や受領書を作成できます。

レイアウトを自由に調整できるため、企業ロゴを挿入したり、必要に応じて文字装飾を施すなど、カスタマイズ性が高いことがポイントです。

また、Microsoft 365に登録していれば、クラウドでデータを保管し、いつでもどこでもアクセスできる環境が整います。
これにより、共有や編集作業が効率化されます。

▶ Excel納品書（受領書付き）ダウンロード

弥生やfreeeなどの会計ソフトの活用

弥生やfreeeなどの会計ソフトは、納品書や受領書を効率よく作成したい場合に大変役立つツールです。
これらのソフトは多くの企業で利用されており、会計業務や経理業務を自動化・効率化する機能が豊富に揃っています。

弥生では、納品書や受領書を含む各種帳票のテンプレートが用意されており、フォームに必要なデータを入力するだけで、美しい仕上がりの書類を作成できます。
また、過去のデータを簡単に検索・参照できるため、取引履歴を確認する際にも便利です。

freeeはクラウド会計ソフトとして、インターネット接続があればどこからでも利用可能です。

取引データを登録することで、必要に応じて納品書や受領書を自動生成できる機能が含まれており、作業の手間を大幅に省けます。
さらに、銀行口座やクレジットカードと連携しているため、取引データを簡単に取得して帳票を作成することが可能です。

これらのソフトは電子化を促進するためのオプションもあり、紙の書類管理に代わって効率的なデジタル書類管理が実現します。

クラウド型サービスの強みと特徴

最近では、クラウド型サービスも、納品書や受領書の作成で注目されています。

例としてはMisoca、MakeLeaps、マネーフォワード クラウドなどが挙げられます。
これらのサービスでは、インターネット環境さえあればどこからでも書類の作成・編集・送付が行えるため、リモート業務や複数人での作業をスムーズに進めることが可能です。

Misocaの特徴は直感的で簡単に納品書を作成できるインターフェースです。

テンプレートを選択し、必要な項目を埋めていくだけで完成します。
また、メールやPDFでの送付機能も備わっており、迅速に取引先に書類を送信できます。

MakeLeapsは、チームでのドキュメント管理に適しており、承認プロセスの管理機能が特徴です。

同時に請求書や納品書の作成が可能なので、経理業務全般を一元管理することができます。

マネーフォワード クラウドは他のツールと連携しやすい点が強みで、会計データや見積書データを基に納品書や受領書を簡単に作成できます。
また、データの一元管理によって、過去のデータを簡単に検索し、必要に応じて書類を作成・編集することが可能です。

クラウド型サービスでは、セキュリティ対策がしっかりと講じられているため、安心してデータ管理ができます。
また、利用することでペーパーレス化が進み、環境にも配慮したビジネスの実現が可能です。

まとめ

納品書と受領書は、ビジネス取引において不可欠な書類であり、それぞれが果たす役割や特徴には明確な違いがあります。

納品書は納品内容の確認と記録、受領書は商品やサービスの受領を証明するために使われます。
また、これらの書類は取引の証拠として信頼性を向上させ、トラブル防止や税務・会計処理においても重要な役割を果たします。
さらに、効率的な業務運営のためには、ExcelやWord、弥生やfreeeなどのツールやクラウド型サービスを活用することが有用です。

適切な保管やデジタル化も併せて行うことで、よりスムーズな取引を実現できます。
このように、納品書と受領書の適切な理解と管理は、企業間取引を円滑に進めるための鍵となります。