パソコンで請求書を簡単に作成！無料テンプレートと作り方を徹底解説

請求書の作成に頭を悩ませていませんか？

初めてでも、パソコンがあれば簡単に作成できます！

本記事では、請求書の基礎知識から、Microsoft Excel、Word、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントを使った無料テンプレートを使った作成方法まで、初心者の方にも分かりやすく丁寧に解説します。

請求書作成ソフトやオンラインサービスの紹介、消費税や源泉徴収税などの注意点、よくある質問も網羅しているので、これを読めば請求書作成の全てが分かります。

すぐに使えるテンプレートを活用して、時間と手間を大幅に削減し、正確な請求書を作成しましょう。業務効率化に繋がる実践的なノウハウを、今すぐ手に入れてください。

請求書の基礎知識

請求書はビジネスにおける重要な書類の一つです。

正しく理解し、作成することで、円滑な取引につながります。

ここでは、請求書の基礎知識について詳しく解説します。

請求書とは

請求書とは、商品を販売したり、サービスを提供した事業者が、顧客に対して代金の支払いを請求するための書類です。

売買契約に基づき、商品の引渡しやサービスの提供が完了した後に発行されます。

法的に定義された正式な書類であり、取引の証拠となる重要な役割を果たします。

単に代金を請求するだけでなく、取引内容の確認や、後々のトラブル防止にも役立ちます。

請求書の必要性

請求書は、売掛金が発生する取引において、下記のような重要な役割を果たします。

• 代金回収の明確化：請求書を発行することで、顧客に対して支払期日や金額を明確に伝えることができます。これにより、支払遅延のリスクを軽減し、スムーズな代金回収を実現します。
• 取引内容の証明：請求書は、取引内容（商品名、数量、単価、金額など）を明確に記録した書類です。万が一、取引内容に相違が生じた場合、請求書は重要な証拠となります。また、税務調査や会計監査においても、取引の正当性を証明する資料として必要となります。
• 経理処理の効率化：請求書は、自社の売上管理や顧客の買掛金管理に役立ちます。正確な請求書を発行することで、経理処理の効率化を図り、経営の健全化に貢献します。
• 法的義務の履行：一定規模以上の事業者には、請求書の発行が法律で義務付けられています。

請求書に記載すべき必須項目

請求書には、法律で定められた必須項目と、取引を円滑に進めるために記載が推奨される項目があります。

必須項目が不足していると、税務上認められない場合がありますので、注意が必要です。

上記以外にも、必要に応じて記載する項目があります。

例えば、源泉徴収税や消費税に関する項目などです。

発行時期と保存期間

請求書の発行時期は、原則として商品を納品した日、またはサービスの提供が完了した日です。

遅くとも、月末締めの場合は翌月の10日頃までに発行することが一般的です。

保存期間については、法人税法および所得税法により、原則7年間の保存が義務付けられています。

電子データでの保存も認められています。

パソコンで請求書を作るメリット

請求書をパソコンで作成することで、手書きや従来の方法に比べて様々なメリットがあります。

時間効率の向上、ミスの削減、データ管理の簡素化など、ビジネス運営をスムーズに進める上で大きなメリットがあります。

特に、取引件数が多い場合や、正確な請求処理が求められるビジネスにおいては、パソコンでの請求書作成が不可欠と言えるでしょう。

時間短縮と効率化

手書きで請求書を作成する場合、1枚作成するのにかなりな時間が必要です。

項目の記入、計算、そして確認作業など、多くの工程が必要となるためです。
また、枚数が多くなればなるほど、その作業時間は増大します。

しかし、パソコンで請求書を作成すれば、これらの作業を自動化することが可能です。

例えば、顧客情報や商品情報をデータベースに登録しておけば、必要な情報を選択するだけで請求書が自動的に作成されます。
また、計算も自動で行われるため、計算ミスを防ぐことができます。
そのため、請求書作成にかかる時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることができます。

テンプレートの活用

請求書作成ソフトやオンラインサービス、WordやExcelなどのオフィスソフトには、あらかじめフォーマットが設定されたテンプレートが用意されています。
これらのテンプレートを利用することで、請求書のレイアウトや項目をゼロから作成する必要がなく、入力作業のみで簡単に請求書を作成できます。

特に、定期的に同じ形式の請求書を作成する必要がある場合、テンプレートを活用することで大幅な時間短縮につながります。

例えば、Microsoft Excelでは、様々な種類の請求書テンプレートが提供されており、ビジネスのニーズに合わせて最適なテンプレートを選択できます。

繰り返し作業の自動化

パソコンでの請求書作成は、繰り返し作業を自動化できる点も大きなメリットです。

例えば、毎月同じ顧客に同じ内容の請求書を送付する場合、顧客情報や請求内容を一度入力しておけば、次回からはボタン一つで請求書を作成できます。
また、請求書の発行だけでなく、送付状の作成やメール送信なども自動化できるため、事務作業全体を効率化できます。

 freeeなどのクラウド会計ソフトでは、これらの機能が提供されており、請求業務を大幅に効率化できます。

正確性の向上

手書きの請求書では、記入ミスや計算ミスが発生するリスクが常に伴います。
これらのミスは、顧客とのトラブルや、ビジネスの信頼性低下につながる可能性があります。
しかし、パソコンで請求書を作成すれば、これらのミスを最小限に抑えることができます。

計算は自動的に行われ、入力項目のチェック機能も備わっているため、人為的なミスを大幅に削減できます。

計算ミスの防止

パソコンで請求書を作成する場合、数量や単価を入力すれば、合計金額は自動的に計算されます。

手計算によるミスを防ぎ、常に正確な請求金額を算出できます。

消費税の計算なども自動的に行われるため、複雑な計算も正確に行うことができます。

入力ミスの軽減

請求書作成ソフトやオンラインサービスには、入力ミスを軽減するための様々な機能が備わっています。

例えば、入力項目の必須チェックや、入力フォーマットの自動変換などです。
これらの機能を活用することで、入力ミスを未然に防ぎ、正確な請求書を作成できます。

データ管理の容易さ

パソコンで作成した請求書は、データとして保存されるため、検索や集計、分析などが容易になります。

過去の請求書をすぐに確認できるため、顧客からの問い合わせにも迅速に対応できます。
また、請求データを分析することで、売上傾向の把握や経営判断にも役立ちます。

検索性の向上

パソコンで作成した請求書は、デジタルデータとして保存されるため、顧客名や請求日などで簡単に検索できます。

必要な請求書をすぐに探し出すことができ、業務効率の向上につながります。
また、Misocaのようなオンライン請求書作成サービスでは、発行済みの請求書をオンライン上で管理できるため、保管スペースの削減にもつながります。

データ分析の活用

請求書データは、貴重な経営情報源となります。

パソコンで請求書を作成し、データを蓄積することで、売上推移や顧客別の取引状況などを分析できます。
これらの分析結果は、今後の事業計画策定や営業戦略立案に役立ちます。

例えば、請求データから売れ筋商品を特定し、在庫管理に活かすことも可能です。

バックアップとセキュリティ

デジタルデータは、簡単にバックアップを取ることができます。

万が一、パソコンが故障した場合でも、データが失われるリスクを軽減できます。
また、クラウドサービスを利用すれば、データは安全なサーバーに保存されるため、セキュリティ面も安心です。

以下に、データ管理におけるメリットをまとめました。

無料テンプレートを使った請求書の作り方

請求書を初めて作成する方や、もっと効率的に作成したい方は、無料テンプレートを活用するのがおすすめです。

ここでは、Microsoft Excel、Microsoft Word、Google スプレッドシート、Google ドキュメントの4つのツールで、無料テンプレートを使って請求書を作成する方法を詳しく解説します。

Microsoft Excelで請求書を作る

Excelは計算機能が充実しているため、請求書の金額計算を自動化できるのが大きなメリットです。

商品点数が多い場合や、複雑な計算が必要な場合に特に便利です。

Excelテンプレートの入手方法

Microsoftが公式に提供しているテンプレートや、様々なウェブサイトで無料配布されているテンプレートを利用できます。

検索エンジンで「請求書 テンプレート Excel 無料」と検索すると、多くのテンプレートが見つかります。

• Microsoft 公式テンプレート
• ビズオーシャン

Excelテンプレートを使った請求書の編集方法

ダウンロードしたテンプレートを開き、必要事項を入力していきます。

日付、請求先、請求元、品名、数量、単価、金額などを正確に入力しましょう。

数式が設定されている場合は、自動的に合計金額が計算されます。

Microsoft Wordで請求書を作る

Wordは、レイアウトの自由度が高いのが特徴です。会社のロゴを入れたり、フォントやデザインをカスタマイズして、オリジナリティあふれる請求書を作成できます。

Wordテンプレートの入手方法

Excelと同様に、Microsoftが公式に提供しているテンプレートや、様々なウェブサイトで無料配布されているテンプレートを利用できます。

検索エンジンで「請求書 テンプレート Word 無料」と検索してみましょう。

• Microsoft 公式テンプレート
• ビズオーシャン

Wordテンプレートを使った請求書の編集方法

ダウンロードしたテンプレートを開き、テキストボックスに必要事項を入力していきます。

必要に応じて、画像や図形を挿入することも可能です。

Googleスプレッドシートで請求書を作る

Googleスプレッドシートは、オンラインで利用できる無料の表計算ソフトです。

複数人で同時に編集できるため、チームでの請求書作成に便利です。また、Excelファイルとの互換性も高いです。

Googleスプレッドシートのテンプレート入手方法

Googleスプレッドシートには、標準で請求書のテンプレートが用意されています。

新規作成時にテンプレートギャラリーから選択できます。
また、外部のウェブサイトからもテンプレートをダウンロードできます。

Googleスプレッドシートを使った請求書の編集方法

Excelと同様に、必要事項を入力していきます。

共同編集機能を活用すれば、複数人で同時に作業を進めることができます。

Googleドキュメントで請求書を作る

Googleドキュメントは、オンラインで利用できる無料の文書作成ソフトです。

Wordと同様に、レイアウトの自由度が高く、複数人で同時に編集できます。

Googleドキュメントのテンプレート入手方法

Googleドキュメントにも、標準で請求書のテンプレートが用意されています。

新規作成時にテンプレートギャラリーから選択できます。
また、外部のウェブサイトからもテンプレートをダウンロードできます。

Googleドキュメントを使った請求書の編集方法

Wordと同様に、テキストボックスに必要事項を入力していきます。

共同編集機能を活用すれば、複数人で同時に作業を進めることができます。

それぞれのツールのメリット・デメリットを理解し、自分に合ったツールを選んで請求書を作成しましょう。

無料テンプレートを活用すれば、簡単にプロフェッショナルな請求書を作成できます。

請求書メディア

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請求書作成に役立つツールとサービス

請求書を効率的に作成するために、様々なツールやサービスが存在します。

ここでは、代表的なツールとサービスを、それぞれの特徴を交えてご紹介します。

請求書作成ソフトの紹介

請求書作成ソフトは、パソコンにインストールして使用するタイプのツールです。

機能が豊富で、カスタマイズ性が高いことが特徴です。

スタンドアロンで使用できるため、インターネット環境がなくても利用可能です。

デスクトップアプリ

Excelアドイン

Excelの機能を拡張するアドインを利用することで、より効率的に請求書を作成できます。

• 請求書作成支援アドイン：様々なフォーマットの請求書テンプレートを提供し、入力補助機能や計算機能などを備えているものがあります。

オンライン請求書作成サービスの紹介

オンライン請求書作成サービスは、インターネットブラウザ上で利用できるツールです。

インストール不要で、どこからでもアクセスできることがメリットです。

無料プランを提供しているサービスも多く、手軽に利用できます。

これらのツールやサービスを活用することで、請求書作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、業務効率化に繋げることができます。

それぞれの機能や価格を比較し、自身のニーズに合ったツールを選択しましょう。

請求書作成時の注意点

請求書を作成する際には、いくつかの注意点があります。

法律や税務に関わる事項も含まれるため、正確な知識を身につけて作成することが重要です。

ここでは、特に重要な3つの注意点について詳しく解説します。

消費税の取り扱い

消費税の計算と記載は、請求書作成において非常に重要な部分です。

消費税の計算を誤ると、取引先に迷惑をかけるだけでなく、税務調査の際に問題となる可能性もあります。

以下の点に注意して、正確な消費税の計算と記載を行いましょう。

適用税率の確認

取引対象の商品やサービスによって適用される消費税率が異なります。

標準税率（10%）、軽減税率（8%）、非課税など、それぞれの税率を正しく理解し、適用する必要があります。

軽減税率の対象品目は複雑なため、国税庁のウェブサイトなどで確認することをお勧めします。

端数処理

消費税額の端数処理は、原則として切り捨てとなります。

ただし、事業者間で個別に端数処理方法について合意があれば、切り上げや四捨五入なども可能です。

取引先との契約内容を確認し、適切な端数処理を行いましょう。

税込価格と税抜価格の表示

請求書には、税込価格と税抜価格の両方を明確に表示する必要があります。

合計金額についても、税込と税抜の両方を記載するようにしましょう。

免税事業者の場合

免税事業者の場合は、請求書に消費税を記載する必要はありません。

「消費税免税事業者」であることを明記しましょう。

源泉徴収税の取り扱い

特定の取引においては、源泉徴収が必要となる場合があります。

源泉徴収とは、支払者が所得税などを差し引いて納税する制度です。

請求書作成時に源泉徴収が必要な場合は、以下の点に注意しましょう。

源泉徴収対象となる取引の確認

源泉徴収の対象となる取引は、法律で定められています。

デザイン料、弁護士費用、報酬など、特定の役務提供などが対象となります。

国税庁のウェブサイトなどで、源泉徴収が必要な取引かどうかを確認しましょう。

源泉徴収税額の計算

源泉徴収税額は、所定の計算方法に基づいて算出します。

計算方法や税率は、取引の種類によって異なります。

誤った計算をしないよう、注意が必要です。

請求書への記載

源泉徴収を行う場合は、請求書に源泉徴収税額と源泉徴収後の金額を明確に記載する必要があります。
また、「源泉徴収税」という項目を設けて、税額を記載するようにしましょう。

印紙税の取り扱い

一定金額以上の課税文書には、印紙税を納付する必要があります。

請求書も課税文書に該当する場合があり、印紙税の納付が必要となるケースがあります。

印紙を貼付する必要があるのか、金額はいくらかなど、国税庁のウェブサイトで確認しましょう。

上記はあくまで一般的な情報であり、具体的な状況によっては異なる場合があります。

消費税、源泉徴収税、印紙税に関する詳細は、税理士や税務署に確認することをお勧めします。

正確な請求書を作成することで、ビジネス上のトラブルを未防ぎ、円滑な取引を進めることができます。

請求書に関するよくある質問

請求書に関するよくある質問をまとめました。

記載内容に誤りがないか、疑問点を解消するためにご活用ください。

請求書の再発行方法は？

請求書の再発行が必要な場合は、以下の手順を参考にしてください。

1. 元の請求書の内容を確認する：日付、金額、取引内容などに間違いがないかを確認します。
2. 再発行の旨を依頼する：取引先に電話やメールで連絡し、再発行の依頼をします。その際に、元の請求書の発行日や請求番号を伝えることでスムーズな対応が期待できます。
3. 再発行された請求書を受け取る：取引先から再発行された請求書を受け取ります。内容に間違いがないか確認しましょう。

再発行の理由によっては、「再発行」と明記した請求書を作成する場合もあります。

具体的な対応方法は取引先との関係性や状況に応じて適切な方法を選択してください。 

請求書の訂正方法は？

請求書の訂正が必要になった場合は、以下の方法があります。

誤りが軽微な場合

金額の誤りなど、軽微な誤りの場合は、修正液や修正テープを使用せず、二重線で訂正箇所に線を引いて、正しい数値を横に記入し、訂正印を押印します。

訂正したことが明確にわかるように記載することが重要です。

誤りが重大な場合

日付や品名など、重要な項目に誤りがある場合は、請求書を再発行するのが適切です。

「請求書の再発行方法は？」の項目を参考にしてください。

電子的に作成・保存・送付している請求書の場合は、システムによって訂正方法が異なるため、各システムのヘルプなどを参照してください。

請求書と領収書の違いは？

請求書と領収書はどちらも金銭のやり取りに関する書類ですが、その役割は異なります。

請求書は支払いを促すための書類であり、領収書は支払い済みであることを証明する書類です。

両者を混同しないように注意しましょう。 

上記以外にも、請求書の発行日や支払期限、振込先などの情報も記載することが一般的です。
また、取引内容によっては、消費税や源泉徴収税などの税金に関する情報を記載する必要があります。

具体的な記載事項は、業種や取引内容によって異なりますので、必要に応じて確認してください。

まとめ

この記事では、パソコンで請求書を作成する方法について、無料テンプレートの活用を中心に解説しました。

請求書の基礎知識から、Excel、Word、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントといったツールを使った具体的な作成手順まで、初心者の方にも分かりやすく説明することを心がけました。

特に、無料テンプレートは手軽に利用できるため、すぐに請求書を作成したい方におすすめです。

各ツールのテンプレート入手方法と編集方法を詳しく紹介することで、それぞれのツールの特性を理解し、自分に合った方法を選択できるようにしました。

また、請求書作成に役立つツールやサービス、作成時の注意点なども網羅することで、より実践的な知識を得られるように構成しました。

消費税、源泉徴収税、印紙税といった税金に関する注意点も解説することで、正確な請求書作成をサポートします。
さらに、よくある質問への回答を用意することで、疑問点を解消し、スムーズに請求書作成を進められるようにしました。

請求書作成に不安を感じている方は、この記事を参考に、パソコンで効率的かつ正確に請求書を作成してみてください。