納品書の書き方を解説！ビジネスで使える失敗しないポイント

ビジネスの現場で欠かせない「納品書」。
正確でわかりやすい納品書を作成することは、取引先との信頼関係を築く上で非常に重要です。
しかし、具体的にどのように作成すれば良いのか悩む方も多いのではないでしょうか。

本記事では、納品書の役割から基本的な書き方、ミスを防ぐコツまでを徹底解説します。
さらに、作成を効率化するための便利なテンプレートやクラウドソフトの活用方法についてもご紹介。

この記事を読むことで、プロフェッショナルとして安心して使える納品書を作成できるようになります。

納品書作成に自信を持ち、取引先からの信頼を築き上げる第一歩を踏み出しましょう。

納品書とは何か基本を理解しよう

納品書の役割とは

納品書とは、取引において商品やサービスを納品した事実を証明し、その内容を取引相手に明確に伝えるための重要な書類です。

納品書には納品された商品やサービスの種類、数量、納品日などが記載されており、取引内容を可視化するものとなっています。

この書類を受け取ることで、購入者は実際に納品された商品が注文した内容と一致しているか確認することが可能となり、販売者側も取引が滞りなく行われた証拠を手に入れることができます。
これは、将来的なトラブルを未然に防止する効果があり、購入者および販売者双方にとって安心感を伴う取引を実現します。

また、納品書は請求書や領収書とは異なり、基本的には金銭のやり取りを明示する文章ではありません。
そのため、請求書や領収書と組み合わせて活用されるケースが一般的です。

納品書はあくまでも具体的な取引内容を記録し、それを確認するための書類としての役割が中心となります。

請求書や領収書との違い

納品書は、請求書や領収書と似た形式の書類ですが、それぞれ目的と役割が異なるため、その違いを明確に理解しておくことが重要です。

以下に、納品書、請求書、領収書の役割・目的及び記載項目を整理しました。

納品書は取引内容の確認に特化しており、商品の受取が完了した際にやり取りされるためのものです。
一方で、請求書や領収書は支払いや受領といった金銭に関する側面で取引をサポートする書類であり、記載される情報も異なります。
これらを併用することで、取引の透明性を高めることが可能です。

納品書が必要となる場面

納品書はビジネスのさまざまな場面で利用されるため、その必要性は多岐にわたります。

以下は、具体的に納品書が必要とされる代表的な場面をまとめたものです。

例えば、オフィス用品を仕入れた際に、購入者は納品書に記載された商品や数量を基に受け取ったものが注文した内容と一致しているかを確認します。
その際、納品書がなければ、満足に確認できずトラブルに発展する可能性があります。

また、税務署に対する税務申告や監査の際には、納品書をエビデンスとして提示することが求められる場合があります。
このように、納品書はビジネスの信頼を支える重要な取引記録であり、適切な書き方と保管が求められます。

一方で、顧客が追加注文を行う際にも納品書を参考にするケースがあります。

過去の納品書を参照することで取引内容がスムーズに把握でき、再注文の際の手間を省くことが可能です。
これにより、双方の取引効率を向上させるだけでなく、顧客満足度の向上にも繋がるのが納品書の強みです。

納品書を書く際に押さえるべき基本項目

納品書に必須の情報

納品書を作成する際には、最低限記載すべき基本的な情報があります。
これらの項目が漏れていたり、不正確であったりすると、取引先だけでなく内部での処理にも支障をきたす可能性があります。

以下では、納品書に必須の具体的な情報について詳しく見ていきます。

日付の記載方法

日付は納品書を作成する際の重要な情報の一つです。

納品書には「発行日」と「納品日」の両方を明記することが望ましいです。

「発行日」は納品書を作成、発行した日付を指し、「納品日」は実際に納品が行われた日を指します。

記載形式は「2023年10月15日」のように西暦を用い、年月日を明確に示す方法が一般的です。

和暦を使用する場合もありますが、外国の取引先や、西暦を基準とする社内システムを利用している場合には誤認しやすくなるため注意が必要です。
また、発行日・納品日が異なる場合には、しっかりと記載を分けることがトラブル防止の鍵となります。

例えば、納品日が2023年10月12日で発行日が同月15日である場合、必ず双方の記載を行い、「どの時点の文書であるか」を第三者が見ても分かるようにしておくことが重要です。

納品先情報の書き方

次に納品先の情報について具体的に解説します。

納品先は、納品された品物やサービスを受け取る側の情報です。

記載すべき項目と内容を以下に示します。

なお、取引内容によって納品先情報は都度異なります。

契約段階での打ち合わせ通りに記載を行うために、納品前にもう一度納品先情報を確認することが望ましいです。

取引内容の詳細と商品情報

納品書の中でも最大の重要性を持つのが、取引詳細と商品やサービスの情報です。

以下に、どのような情報をどのように記載するべきかを具体的に説明します。

特に消費税の記載に注意が必要です。

内税表示であっても取引先が外税計算システムを使用しているケースもあります。
そのため、「税込：〇円」「税抜：〇円（消費税：△円）」といった形で丁寧に明記することが信頼構築の一助となります。

押さえておきたい任意の情報

続いて、納品書には必須ではないものの、記載することで利便性を高めることのできる任意の項目について説明します。

支払い条件や振込先情報の記載

支払い条件や振込先の情報を納品書に記載することで、相手方が支払いを行う手続きがスムーズになり、支払い遅延リスクの回避に繋がります。

記載すべき内容としては「支払い期日」や「振込情報」が主なものです。

ただし、支払い情報を安易に記載すると情報流出時のリスクが高まるため、記載範囲には注意が必要です。

発注者情報や担当者名の追加

最後に、発注者の詳細な情報を記載することも、信頼性を高める大きな要素です。

具体的には担当者名や部署名を記載することで、トラブル時の連絡や責任の所在が明確化されます。

例えば、納品書の送り先が「〇〇株式会社 営業二課 田中一郎様」である場合、こうした情報を補足すると双方の業務効率が向上します。
また、自社側の担当者の窓口情報も明記しておくことで、発生した疑問点への問い合わせをスムーズにする効果もあります。

納品書を書く際の注意点やビジネスでのポイント

ミスを避ける記載方法

金額や数量の確認とチェックの重要性

納品書は取引先との信頼関係を保つためにも慎重に作成する必要があります。

特に金額や数量に誤りがある場合、小さなミスでも大きなトラブルにつながる可能性があるため、念入りな確認を欠かさないようにしましょう。

以下の項目を中心に確認すると良いでしょう。

また、納品書を発行する際にはほかの関連書類（請求書や注文書など）の内容とも整合性が取れているかを確認することが重要です。
これにより、二重確認が可能になり、ミスが発生するリスクを減らすことができます。
さらに、作成後は複数の担当者でダブルチェックを行うことをおすすめします。

このプロセスが信頼されるビジネス書類の作成には不可欠です。

誤字脱字を防ぐ方法

納品書での誤字脱字は細かいミスに見えるものの、相手に良い印象を与えにくく、取引先からの信用を落とす原因になりかねません。

以下の実践方法を活用すれば、ミスの発見や予防がしやすくなるでしょう。

特に、相手先の会社名や担当者名、納品される商品名などは細心の注意を払って確認してください。

一文字でも間違えると、「うっかりミス」として片付けられない場合があります。

業務フロー上、ダブルチェックやトリプルチェックの工程を確立することで、ミスの発生率をさらに下げる努力が必要不可欠です。

相手に信頼を与える工夫

デザインとレイアウトの整え方

納品書はビジネス文書の一種であり、単に情報を記載するだけでなく、取引先との信頼関係を構築するための道具としても機能します。
そのため、視認性が高く、プロフェッショナルな印象を与えるデザインを心掛けることが重要です。

以下のポイントを参考にしてください。

特に重要な取引先へ納品書を送付する際には、デザイン性が印象を左右することもあります。
また、作成前に取引先が求めるフォーマットが指定されていないか確認することも忘れないでください。

会社ロゴや印鑑の効果的な使用法

納品書に会社ロゴや印鑑を使用することは、信頼性を向上させる上で非常に効果的です。
これらは単なるデザイン要素にとどまらず、正当性や信頼性を担保する役割も果たします。

以下の使い方を実践することで、より良い納品書を作成できます。

電子納品書の場合、デジタル化されたロゴや電子印鑑を活用することも可能です。
これにより、郵送コストの削減や手続きの簡素化が進むだけでなく、環境への配慮にもつながります。
ただし、電子印鑑を使用する場合には、セキュリティ対策を十分に講じることが要求されます。

テンプレートを活用した効率的な納品書作成

無料で使える納品書テンプレートの紹介

納品書を効率的に作成するためには、あらかじめフォーマット化されたテンプレートを利用することが非常に効果的です。

特に無料で利用可能なテンプレートは、コスト削減だけでなく時間の節約にもつながります。

多くの企業やサービスが提供する無料の納品書テンプレートは、必要な項目がすでに整った状態で簡単にダウンロードして使うことができ、初心者でも運用しやすいというメリットがあります。

以下に主要なテンプレート形式とその特徴を示します。

これらのテンプレートの多くは無料で提供されているため、必要に応じてダウンロードして、貴社の要件に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、自社のブランディング要件に合わせることで、取引先との関係強化にも繋がります。

▶ Office テンプレート精算書類 (見積書、請求書、納品書)

ExcelやWordを使った納品書作成の方法

Microsoft ExcelやWordは、納品書作成において非常に有用なツールです。

それぞれの特徴を活かし、使いやすいフォーマットを作成することが可能です。

特にExcelは、表形式で商品情報を整理しやすく、計算式を活用した金額計算の自動化が可能です。

一方でWordは、デザイン性や自由度が高く、ロゴや配置を細かく調整することが適しています。

以下に、具体的な作成手順を示します。

Excelでの作成手順

Wordでの作成手順

これらの手順を参考にすることで、目的に合った納品書を効率よく作成できます。

Excelの計算式やWordのレイアウト機能を活用することで、さらに使いやすい納品書を作成しましょう。

クラウドソフトを使った効率化

近年、クラウドソフトを活用することで、納品書の作成や管理がより効率的になっています。

例えばfreeeやマネーフォワード クラウド会計、さらには弥生会計オンラインといったツールは、自動化機能や取引情報との連携により、納品書作成をスムーズに行うことができます。

以下に、おすすめのクラウドソフトとその特徴を整理してみましょう。

クラウドソフトを活用することで、作成した納品書をそのままメールで送信したり、電子化データとして保存することが容易になります。

特に取引回数が多い場合や、多くの納品先を管理する必要がある場合には、こうしたソフトを導入することで大幅な業務効率化が見込めます。

また、クラウド上にデータがあるため、リモートワーク環境や複数の拠点間での情報共有がスムーズに行える点も大きな利点です。

これにより、従業員全体での作業共有と同時に、ミスの防止にもつながります。

▶ 納品書テンプレート｜オンライン完結

納品書を書く際のよくある質問とその解決策

納品書の保存期間はどれくらい必要か

また、紙媒体だけでなく電子媒体での保存も可能です。

例えば、スキャナ保存やクラウドサービスを利用することで、保管スペースや管理コストを削減しつつ効率的に保存する方法も検討しましょう。
ただし、電子データで保存する場合は、法令に基づき真実性や可視性、検索性を満たす必要があります。

納品書の電子化は可能か

法律で求められる主な要件を以下に示します。

電子化を導入することで保管スペースの削減はもちろん、作業効率の向上や誤記載リスクの低減といったメリットが得られます。
ただし、取引先の承認を得ることも重要です。

相手が電子納品書形式を受け入れる環境にあるかを事前に確認しましょう。

また、電子化にはクラウドソフトの利用が便利です。
例えば、弥生やfreeeといった国内で人気の会計ソフトは、電子帳票管理機能に対応しています。

外国語版の納品書はどう作成するか

以下に、納品書作成時の主なポイントを示します。

• 納品書の項目を正確に翻訳し、誤解を招かない表現を使用する。
• 通貨表記を現地通貨に合わせる。
• 各国の会計基準や商慣習に適合した表現を用いる。

以下は、納品書の主要項目の日本語と英語表現を対応させた例です。

誤訳や不明確な表現を避けるため、プロの翻訳者や海外取引経験者のチェックを受けることをおすすめします。
また、取引先の国での法規制にも配慮し、現地の基準に従ったフォーマットを採用することが重要です。

納品書を間違えた場合の修正方法

納品書を作成する際に記載ミスが見つかることは珍しくありません。
その場合、迅速に正しい手続きで修正を行いましょう。

修正の流れは、以下のとおりです。

紙の納品書の場合は、間違った書類も紛失しないよう適切に保管してください。
また、電子書類については修正前後の履歴を保存しておくことが重要です。
こうすることで、後から改ざんを疑われるリスクを防げます。

万が一、納品書のミスによって取引先に混乱や不利益を生じさせた場合は、誠実に謝罪し信頼回復に努めることがビジネスにおいて非常に重要です。

まとめ

納品書は、ビジネスにおいて取引内容を明確にし、信頼性を担保する重要な書類です。
その基本的な書き方を理解し、日付、納品先情報、商品詳細などの必須事項を正確に記載することで、取引先との誤解やトラブルを未然に防ぐことが可能です。
また、支払い条件や振込先情報などの任意情報を適切に記載することで、ビジネスの円滑な進行にも寄与します。
さらに、デザインやテンプレートを活用して効率化を図ることも有効です。
特にExcelやWord、クラウドソフトを活用することで、納品書作成の手間を省き、正確性を高めることができます。

この記事で解説したポイントを押さえることで、使いやすく信頼される納品書を作成できるでしょう。