【完全無料】領収書のPDF作成が3分で完了！初心者でもできる簡単な方法

PDFでの領収書作成方法をお探しの方に向けて、無料で簡単にできる3つの方法を紹介します。

Googleドキュメントやマイクロソフト ワードなど、すでにお持ちのソフトで作成できる手順を、画面の動きに沿って詳しく解説。スマートフォンからでも作成可能な方法も含め、初心者でも3分で完了できます。

紙の領収書と比べて保管が楽になり、経理処理も効率化できるPDF化のメリットも徹底解説。

印紙税法に準拠した正しい作成方法や、文字化けなどのトラブル対処法まで、この記事を読めば領収書のPDF作成に関する疑問がすべて解決できます。

領収書をPDFで作成する3つのメリット

領収書のPDF化は、ビジネスシーンでますます一般的になっています。

紙の領収書と比較して、PDFで作成・保管することには多くのメリットがあります。

主な3つのメリットについて詳しく解説していきます。

保管場所を取らない

紙の領収書は保管スペースを大量に必要とします。
特に法人の場合、税法で定められた保存期間である7年分もの領収書を保管するとなると、相当なスペースが必要になります。

一方、PDF化した領収書であれば、以下のような保管が可能です。

コピーや共有が簡単

PDF形式の領収書は、メールやビジネスチャットツールで瞬時に共有できます。

経理担当者への提出や、取引先との共有もスムーズに行えます。
また、PDFはデータの互換性が高く、WindowsでもMacでも、スマートフォンでも同じように閲覧できます。

以下のような共有方法が一般的です。

• メール添付での送信
• クラウドストレージでのリンク共有
• 社内グループウェアでの回覧
• 経費精算システムへのアップロード

経理処理の効率化

PDF化された領収書は、経理処理の効率を大幅に向上させます。

最新の経費精算システムやクラウド会計ソフトでは、PDFの領収書をアップロードすると、OCR（光学文字認識）機能により自動的にデータ化されます。

具体的な効率化のポイントは以下の通りです。

• 手入力作業の削減による時間短縮
• 入力ミスの防止
• データの検索性向上
• バックアップの自動化
• 税務調査時の素早い対応

また、クラウド会計ソフトとの連携により、以下のような作業も自動化できます。

無料で領収書PDFを作成する3つの方法

領収書のPDF作成方法として、最も手軽で確実な3つの方法をご紹介します。

どの方法も無料で利用でき、初心者でも簡単に始められます。

Googleドキュメントで作成する方法

Googleドキュメントは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できるサービスです。

スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、作成したデータはクラウドに保存されるため、デバイス間で共有も簡単です。

テンプレートの選び方

Googleドキュメントには、すでに領収書のテンプレートが用意されています。

新規文書作成時に「テンプレートギャラリー」から「領収書」で検索することで、複数のテンプレートから選択できます。

編集から保存までの手順

1. テンプレート選択後、必要事項を入力します。

入力項目には以下が含まれます。

• 発行日
• 宛名
• 金額
• 但し書き
• 発行者名
• 住所・連絡先

Microsoft Wordで作成してPDF変換する方法

Microsoft Wordは、多くのパソコンにプリインストールされているため、すぐに利用開始できます。

無料版のWord Onlineを使用することも可能です。

Word文書の作り方

Wordでは、以下の手順で領収書を作成できます。

1. 新規文書を開く
2. 「挿入」タブから「表」を選択し、領収書のフレームを作成
3. 「デザイン」タブでテーブルスタイルを選択
4. 必要な項目を入力

PDFへの変換手順

Word文書からPDFへの変換は以下の手順で行います。

1. 「ファイル」メニューを開く
2. 「名前を付けて保存」を選択
3. ファイルの種類で「PDF」を選択
4. 必要に応じてPDFのオプション設定を調整
5. 保存先を指定して保存

無料アプリで領収書PDFを作成する方法

専用アプリを使用することで、より効率的にPDF領収書を作成できます。

アドビ アクロバットリーダーの使い方

アドビ アクロバットリーダーでは、以下の機能を活用できます。

• 既存のPDFテンプレートの編集
• 電子署名の追加
• フォームフィールドの入力
• 注釈の追加

キングソフトWPSの活用法

キングソフトWPSは、以下の特徴を持つ無料オフィスソフトです。

• Microsoft Office互換の編集機能
• 直感的なPDF変換機能
• 豊富なテンプレート
• クラウド保存機能

なお、PDFファイルの編集や作成には、WPSのPDF変換機能を使用します。

「ファイル」→「エクスポート」→「PDFとして保存」を選択することで、簡単にPDF形式での保存が可能です。

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領収書PDF作成時の注意点

領収書をPDF化する際には、法的要件と実務上の注意点を押さえておく必要があります。

ここでは、確実に有効な領収書PDFを作成するためのポイントを解説します。

必須記載事項の確認

領収書には法律で定められた必須記載事項があります。

PDF作成時にも、これらの項目が漏れなく含まれているか確認が重要です。

印紙税の知識

取引金額によっては印紙税が必要となります。

電子化する際も印紙税法の規定を遵守する必要があります。

電子取引の場合は、適切な電子署名や電子認証を用いることで、印紙税が非課税となる場合があります。

データの保存期間

法定保存期間は、一般的な事業者の場合、以下の期間の保管が必要です。

• 法人税法：7年間
• 消費税法：7年間
• 所得税法：7年間（個人事業主の場合）

PDFデータは以下の要件を満たす形で保存する必要があります。

• 改ざん防止措置が施されていること
• 検索機能が確保されていること
• バックアップが適切に取られていること
• データの完全性が確保されていること

電子帳簿保存法に対応するため、タイムスタンプの付与や、適切なファイル名の付け方にも注意が必要です。

ファイル名には取引日付や取引先名を含めることを推奨します。

保存するPDFデータは、以下の命名規則に従うことをお勧めします。

これらの注意点を守ることで、法的要件を満たし、業務効率も向上する適切な領収書PDFの作成・保管が可能となります。

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よくある領収書PDF作成の失敗例と対処法

領収書のPDF作成では、いくつかの一般的なトラブルが発生することがあります。

ここでは主な失敗例と、その具体的な解決方法について解説します。

文字化けの防ぎ方

PDFファイルでの文字化けは、特に日本語で頻繁に発生する問題です。

主な原因は文字コードの違いやフォントの埋め込み設定にあります。

レイアウトが崩れる場合の対処

PDFへの変換時にレイアウトが崩れるトラブルは、特にMicrosoft WordからPDFに変換する際によく発生します。

印刷時のトラブル解決

PDFの印刷時には、サイズや解像度に関する問題が発生することがあります。

適切な設定で作成することで、これらの問題を事前に防ぐことができます。

上記の対処法を事前に確認し、適切な設定で作業を行うことで、多くのトラブルを未然に防ぐことができます。

特に大量の領収書を扱う場合は、最初に小規模なテスト印刷を行うことをお勧めします。

まとめ

領収書のPDF作成は、Googleドキュメント、Microsoft Word、アドビ アクロバットリーダーなどの無料ツールを使用することで、誰でも簡単に実現できます。
特にGoogleドキュメントは、場所を選ばずにアクセスできる利便性から、初心者の方にもおすすめです。

作成時は法令で定められた必須記載事項の確認を忘れずに行い、印紙税の要否もチェックしましょう。

データの保存は電子帳簿保存法に基づき、原則7年間必要です。

文字化けやレイアウトの崩れは、フォントの埋め込みや、PDF変換前の設定確認で防ぐことができます。
このガイドで紹介した方法を実践することで、効率的な経理処理と文書管理が実現でき、ペーパーレス化の第一歩となります。