freeeで支払通知書を無料で作成・送付する方法を徹底解説！テンプレート活用術も

freeeで支払通知書を無料で作成・送付する方法をお探しですか？

本記事では、freeeを使って支払通知書を効率的に作成し、取引先へスムーズに送付するための手順を分かりやすく解説します。

freeeのアカウント作成から、支払通知書の作成、テンプレートの活用、送付方法まで、具体的な手順を画像付きで丁寧に説明しているので、初心者の方でも安心して利用できます。
さらに、支払通知書に関するよくある質問や、freee以外の作成ツールについても網羅的に解説。

本記事を読むことで、freeeを最大限に活用して、支払業務にかかる時間とコストを大幅に削減し、正確な支払処理を実現できるようになります。

業務効率化を実現し、スムーズな取引を実現するために、ぜひ本記事をご活用ください。

freeeとは？ 支払通知書作成のメリット

freeeは、中小企業や個人事業主、フリーランスなどを対象としたクラウド会計ソフトです。

会計業務の自動化、効率化を支援する様々な機能を提供しており、請求書や見積書、納品書の作成・送付、経費精算、確定申告など、バックオフィス業務全般を効率化できます。

銀行口座やクレジットカードとの連携機能も充実しており、自動で取引データを取り込むことで入力の手間を大幅に削減できます。
また、スマートフォンアプリにも対応しており、外出先でも手軽に会計処理を行うことが可能です。

freeeの基本機能と料金プラン

freeeは、多様な機能を備えています。

主な機能は以下の通りです。

• 請求書、見積書、納品書の作成・送付
• 経費精算
• 仕訳の自動化
• 銀行口座、クレジットカードとの連携
• 確定申告
• 在庫管理
• 給与計算（freee人事労務）
• マイナンバー管理（freee人事労務）

freeeの料金プランは、ビジネスの規模やニーズに合わせて複数用意されています。

無料プランから、スターター、スタンダード、プレミアムプランまであり、それぞれ利用できる機能やサポート内容が異なります。

詳しい料金や機能については、freee公式サイトをご確認ください。

freeeの無料プランでできること

freeeの無料プランでも、請求書の発行（月5件まで）、見積書・納品書の作成、銀行口座/クレジットカード連携（3件まで）、確定申告といった基本的な機能を利用できます。

小規模事業者や個人事業主の方であれば、無料プランでも十分に活用できるでしょう。

ただし、請求書発行数に制限があるため、発行件数が多い場合は有料プランへのアップグレードを検討する必要があります。

支払通知書をfreeeで作成するメリット

freeeを使って支払通知書を作成することには、様々なメリットがあります。

主なメリットとして、業務効率化、コスト削減、正確性の向上が挙げられます。

業務効率化

freeeを使えば、支払通知書の作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

取引先情報や金額などの入力は一度行えば自動で保存されるため、次回からは数クリックで支払通知書を作成できます。
また、テンプレート機能を活用することで、さらに効率的に作成することが可能です。

コスト削減

freeeはクラウドサービスのため、高価なソフトウェアやサーバーを購入する必要がありません。
また、郵送にかかる費用も、メールで送付することで削減できます。

無料プランであれば、月5件までの請求書発行が無料で行えるため、コストを抑えたい事業者にとって大きなメリットとなります。

正確性の向上

手作業で支払通知書を作成する場合、入力ミスや計算ミスが発生するリスクがあります。

freeeを使えば、自動計算機能によりミスの発生を抑制し、正確な支払通知書を作成できます。
これにより、取引先とのトラブル防止にも繋がります。

freeeで支払通知書を無料で作成する方法

freeeの無料プランでは、支払通知書の作成・送付が可能です。

ただし、件数制限など一部機能に制限がある場合もありますので、最新の情報はfreee公式サイトをご確認ください。

ここでは、freeeの無料プランで支払通知書を作成する方法をステップバイステップで解説します。

freeeアカウントの作成方法（既にアカウントを持っている場合はスキップ）

freeeのアカウントをまだお持ちでない場合は、freee公式サイトからアカウントを作成します。

メールアドレスとパスワードを設定し、利用規約に同意すれば登録は完了です。

無料プランを選択してください。

支払通知書の作成手順

freeeにログイン後、支払通知書の作成手順は以下のとおりです。

取引先情報の入力

まず、支払通知書の宛先となる取引先情報を入力します。

「取引先」タブから新規取引先を登録するか、既存の取引先を選択します。

取引先情報は正確に入力しましょう。 

支払通知書の宛名や送付先に利用されます。

支払金額と支払期日の設定

次に、支払金額と支払期日を入力します。

支払金額は消費税を含めた金額を入力しましょう。

 支払期日は、取引先との契約に基づいて設定します。

その他の必要事項の入力

支払金額と支払期日の他に、必要に応じて以下の項目を入力します。

• 件名：支払通知書の件名を入力します。
  • 例：「〇〇株式会社御中　支払通知書」
• 支払内容：具体的な支払内容を記載します。
  • 例：「ホームページ制作費用」
• 振込先：振込口座の情報を入力します。振込先口座情報は、誤りがないようにダブルチェックしましょう。
• 備考：その他、必要な情報を記載します。
  • 例：「請求書番号：XXXX-XXX」

作成した支払通知書の確認と修正

入力内容に誤りがないか確認し、必要に応じて修正します。

プレビュー機能を使って、実際の支払通知書がどのように表示されるか確認することもできます。

確認が完了したら、支払通知書を保存します。

freeeのテンプレートを活用した支払通知書作成

freeeでは、様々なテンプレートを活用することで、支払通知書の作成をより効率的に行うことができます。

標準搭載のテンプレートから選択するだけでなく、カスタマイズやオリジナルテンプレートの作成・保存も可能です。
これらの機能を活用することで、自社の業務フローに最適な支払通知書を作成し、業務効率化を実現しましょう。

テンプレートの種類と選び方

freeeには、様々な業種や用途に合わせた豊富なテンプレートが用意されています。

テンプレートは、勘定科目や項目の表示設定が事前に設定されているため、選択するだけで簡単に支払通知書を作成できます。

主なテンプレートの種類としては、物品購入、外注費、広告宣伝費、交通費などが挙げられます。
また、シンプルなレイアウトのものから、詳細な情報を入力できるものまで、様々なフォーマットが用意されています。

テンプレートを選ぶ際には、支払対象となる取引の内容や、自社の業務フローに合ったものを選択することが重要です。

例えば、物品購入の場合は、商品名や数量などを記載できるテンプレートが適しています。
また、外注費の場合は、作業内容や単価などを記載できるテンプレートが便利です。

どのテンプレートが最適か迷う場合は、プレビュー機能を活用して、実際のレイアウトを確認しながら選ぶことをおすすめします。

テンプレートの編集方法

freeeのテンプレートは、必要に応じて自由に編集することができます。

例えば、ロゴの挿入や、社名の変更、項目の追加や削除などが可能です。
また、フォントの種類やサイズ、文字の色なども変更できます。

これらの編集機能を活用することで、自社のブランディングに合わせた支払通知書を作成できます。

編集方法も非常にシンプルです。編集したい項目を選択し、表示されるメニューから変更したい内容を選択するだけで、簡単に編集できます。
また、ドラッグ&ドロップ操作で項目の配置を変更することも可能です。

オリジナルテンプレートの作成と保存方法

freeeでは、オリジナルのテンプレートを作成し、保存しておくことができます。

一度作成したテンプレートは、次回以降の支払通知書作成時に再利用できるため、大幅な時間短縮につながります。

特に、定期的に同じ内容の支払通知書を作成する場合は、オリジナルテンプレートを活用することで、業務効率化を図ることができます。

オリジナルテンプレートの作成方法は、既存のテンプレートを編集し、名前を付けて保存するだけです。
また、一からテンプレートを作成することも可能です。

作成したテンプレートは、いつでも編集・削除できます。

これらの機能を活用することで、freeeで作成する支払通知書をより使いやすく、そして自社に最適化したものにできます。

ぜひ、これらの機能を試してみてください。

freeeで作成した支払通知書の送付方法

freeeで作成した支払通知書は、様々な方法で送付できます。

主な送付方法はメール、郵送、そしてfreee連携サービスを活用した方法です。

それぞれの方法について詳しく解説します。

メールで送付する方法

freeeでは、作成した支払通知書をPDFに変換し、メールに添付して送付することが可能です。
この方法は、迅速かつ手軽に送付できるため、多くのユーザーに利用されています。

メール送付の手順は下記の通りです。

1. 支払通知書一覧画面で、送付したい支払通知書を選択します。
2. 「メール送信」ボタンをクリックします。
3. 送信先メールアドレス、件名、本文を入力します。テンプレート機能を活用すれば、定型文を簡単に挿入できます。
4. 必要に応じて、PDFファイルを添付します。freeeでは自動的にPDF変換されるため、別途変換作業は不要です。
5. 「送信」ボタンをクリックします。

メール送付時の注意点

• 送信先メールアドレスの入力ミスに注意しましょう。
• 件名は分かりやすく、支払通知書であることが明確に伝わるように記述しましょう。例：「【〇〇株式会社】支払通知書（請求番号XXXX）」
• 本文には、支払期日や金額、振込先などの重要な情報を改めて記載すると親切です。

郵送で送付する方法（印刷方法）

freeeで作成した支払通知書は、印刷して郵送で送付することも可能です。

取引先によっては、郵送での送付を希望する場合もあるため、印刷方法を把握しておきましょう。
また、freeeの印刷機能はPDF形式での保存にも対応しています。

印刷手順

1. 支払通知書一覧画面で、印刷したい支払通知書を選択します。
2. 「印刷」ボタンをクリックします。
3. 印刷プレビュー画面でレイアウトを確認し、必要に応じて設定を調整します。
4. プリンターを選択し、「印刷」ボタンをクリックします。

郵送時の注意点

• 宛名や差出人の記載漏れがないように注意しましょう。
• 郵便料金不足にならないように、適切な切手を貼付しましょう。
• 重要な書類であるため、配達状況が確認できる方法で郵送することが推奨されます。（例：簡易書留、特定記録郵便など）

freee連携サービスを活用した送付方法

freeeは、様々な外部サービスと連携することで、さらなる業務効率化を実現できます。

支払通知書の送付に関しても、連携サービスを活用することで、よりスムーズな運用が可能になります。

代表的な連携サービスとして、ドキュメント管理サービスとの連携が挙げられます。
これらのサービスと連携することで、作成した支払通知書を自動的にクラウド上に保存したり、取引先と安全に共有したりすることが可能になります。

freeeと連携可能なサービスは多岐に渡るため、自身の業務フローに最適なサービスを選択し、活用することで、支払通知書の送付業務をより効率的に行うことができます。

各サービスの詳細は、freeeのヘルプセンターや各サービスのウェブサイトをご確認ください。

支払通知書に関するよくある質問

支払通知書の作成や送付、その法的側面について、よくある質問をまとめました。

疑問点を解消し、スムーズな取引を実現するためにご活用ください。

支払通知書の発行は義務？

支払通知書と請求書の違いは？

印紙は必要？

支払通知書の記載事項は？

支払いが遅れた場合の対応は？

freeeで支払通知書を発行する際の注意点は？

freee以外の支払通知書作成ツール

freeeは優れたツールですが、他の方法で支払通知書を作成したい場合もあるでしょう。

ここでは、freee以外の支払通知書作成方法をいくつかご紹介します。

Excelでの作成方法

Excelは、支払通知書作成にも活用できる汎用性の高いツールです。

既存のテンプレートをカスタマイズしたり、数式を組み込んで自動計算したりすることも可能です。

テンプレートの活用

Microsoftが提供する公式テンプレートや、インターネット上で公開されている無料テンプレートを活用することで、簡単に支払通知書を作成できます。
これらのテンプレートは、必要な項目があらかじめ設定されているため、入力の手間を省くことができます。

数式の活用

Excelの数式機能を活用すれば、支払金額の計算や消費税の計算などを自動化できます。

数式を正しく設定することで、計算ミスを防ぎ、正確な支払通知書を作成できます。

保存と管理

作成したExcelファイルは、パソコンやクラウドストレージに保存できます。

バージョン管理を適切に行うことで、過去の支払通知書を簡単に参照できます。

Googleスプレッドシートでの作成方法

Googleスプレッドシートは、オンラインで共同編集が可能なスプレッドシートツールです。

複数人で同時に作業できるため、チームでの支払通知書作成に便利です。

テンプレートの活用

Googleスプレッドシートにも、支払通知書のテンプレートが用意されています。
これらのテンプレートを元に、必要に応じてカスタマイズすることで、簡単に支払通知書を作成できます。

共同編集機能

Googleスプレッドシートの最大のメリットは、複数人で同時に編集できることです。

 担当者間でリアルタイムに情報を共有しながら作業を進めることができるため、効率的な支払通知書作成を実現できます。

アクセス権限の設定

アクセス権限を設定することで、特定のユーザーのみが閲覧・編集できるように制限できます。

機密性の高い情報を扱う場合でも、安心して利用できます。

その他のクラウド会計ソフトとの比較

freee以外にも、様々なクラウド会計ソフトが存在します。

それぞれのソフトには特徴があるため、自社のニーズに合ったソフトを選ぶことが重要です。

以下に、代表的なクラウド会計ソフトとfreeeを比較した表を示します。

上記以外にも、勘定奉行クラウドやPCAクラウドなど、様々なクラウド会計ソフトが存在します。

 各ソフトの機能や料金プランを比較検討し、自社に最適なソフトを選択しましょう。

無料トライアル期間が設けられている場合もあるので、実際に試してみることをおすすめします。

これらのツール以外にも、請求書作成に特化したWebサービスや、見積書・納品書・請求書をまとめて作成できるソフトなど、様々な選択肢があります。

自社の業務フローや規模に合わせて、最適なツールを選択することが重要です。

まとめ

この記事では、クラウド会計ソフトfreeeを使って支払通知書を無料で作成・送付する方法を解説しました。

freeeのアカウント作成から、支払通知書の作成手順、テンプレートの活用、送付方法まで、一連の流れを具体的に説明することで、読者がスムーズに支払通知書を作成できるようサポートすることを目指しました。

freeeは無料プランでも支払通知書の作成が可能であり、業務効率化、コスト削減、正確性の向上に役立ちます。

テンプレートを活用すれば、さらに効率的に作成できますし、オリジナルテンプレートを作成・保存することも可能です。

メールや郵送、連携サービスなど、様々な送付方法にも対応しています。

支払通知書の作成は、取引先との良好な関係を維持するために重要です。

freeeを活用することで、簡単に正確な支払通知書を作成し、円滑な取引を実現できるでしょう。
もちろん、freee以外にもExcelやGoogleスプレッドシートなど、支払通知書を作成する方法はあります。
しかし、freeeのようなクラウド会計ソフトを利用することで、より効率的に、そして正確に業務を進めることが可能になります。

特に、取引件数が多い場合や、より正確な会計処理が必要な場合は、freeeのようなクラウド会計ソフトの導入を検討することをおすすめします。